Factuurvereisten voor de BTW
Factuurvereisten voor de BTW
Ondernemers zijn verplicht een goede administratie bij te houden. Deze administratie vormt immers de basis van onder meer de BTW-aangifte. Een belangrijk onderdeel hiervan is een correcte facturenadministratie waarbij de facturen aan alle wettelijke vereisten voldoen. Alleen dan is het mogelijk de voorbelasting af te trekken.
Correcte factuuradministratie
Een correcte factuuradministratie begint bij het maken van een factuur voor alle goederen en diensten die worden geleverd aan andere ondernemers en andere rechtspersonen zoals gemeenten. Sommige ondernemers hoeven echter geen facturen te maken. Dit geldt bijvoorbeeld voor ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren. Bij leveringen aan particulieren hoeft de ondernemer alleen een factuur te sturen als sprake is van een afstandsverkoop of als hij een nieuw vervoermiddel levert aan een particulier uit een ander EU-land. In het geval van aanbetalingen moet altijd een deelfactuur worden gestuurd. De ondernemer moet de factuur in ieder geval voor de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin de levering plaatsvond versturen. Daarbij is van groot belang dat de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet. Verder moet de ondernemer alle facturen bewaren en administreren.
Papieren of digitale factuur
De keuze of de factuur op papier of digitaal wordt gestuurd ligt in handen van de ondernemer. Kiest hij voor digitaal factureren, dan heeft dit als voordeel dat de transactie snel wordt verwerkt en er bestaat minder kans op fouten. Dit zorgt voor een enorme besparing op tijd en geld.
Afnemer moet akkoord gaan
De Belastingdienst stelt bovendien geen extra eisen aan het digitaal factureren, behalve dat de afnemer daarmee akkoord moet gaan.
Verplichte gegevens factuur
Zowel de papieren als de digitale factuur bevat in ieder geval de volgende gegevens:
- de datum waarop de factuur is gemaakt;
- de naam, adres en BTW-nummer van de ondernemer;
- het KvK-nummer;
- een uniek volgnummer;
- de naam en het adres van de afnemer;
- de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd;
- het aantal en een omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
- het BTW-tarief dat in rekening is gebracht;
- het bedrag dat u in rekening is gebracht, exclusief BTW; en
- het BTW-bedrag in euro’s
In sommige situaties bijvoorbeeld als men werkt met kortingen en vooruitbetalingen gelden aangepaste regels voor de facturen.
Aftrek van voorbelasting
De ondernemer houdt in zijn btw-administratie bij hoeveel btw aan hem in rekening is gebracht, en hoeveel btw hij heeft berekend aan klanten. De btw die leveranciers in rekening brengen over zakelijke uitgaven zijn in principe aftrekbaar. Deze btw komt in mindering op de omzet die de onderneming aan de Belastingdienst moet betalen. Men spreekt dan van ‘aftrekken als voorbelasting’. De fiscus kan deze aftrek echter op verschillende gronden weigeren. Bijvoorbeeld omdat de facturen niet aan de eisen voldoen. Hierover bestaat logischerwijs erg veel jurisprudentie.
