Factureringsregels voor btw

Geplaatst door de Redactie op 29 jun 2012 | 0 comments

Factureringsregels voor btw

De Europese Commissie heeft een toelichting gemaakt om beter inzicht te krijgen in de factureringsrichtlijn. De toelichting is geen vervanging van de richtsnoeren van het btw-comité noch van een uitvoeringsverordening, die elk hun eigen rol spelen in het wetgevingsproces.

Toelichting factureringsrichtlijn

De toelichting is bedoeld als een ondersteunend instrument dat kan worden gebruikt om de toepassing van de factureringsregels voor btw te verduidelijken. Zij is een combinatie van praktische bijstand en hulp bij het begrijpen van de betekenis van bepaalde vraagstukken die in de artikelen worden behandeld. De toelichting is niet wettelijk bindend en is uitsluitend een praktisch en informeel richtsnoer over de manier waarop de wetgeving van de EU moet worden toegepast op grond van de standpunten van DG TAXUD. Ze vertegenwoordigt de standpunten van de
Commissie niet en de Commissie is niet gebonden door de erin vermelde standpunten. Aangezien de wetgeving betreffende btw-facturering gebaseerd is op een richtlijn, is elke lidstaat bovendien verantwoordelijk voor de omzetting van deze bepalingen in nationale wetgeving en voor de correcte toepassing ervan op zijn grondgebied. In het licht hiervan en in het licht van de basisbeginselen van subsidiariteit zijn de nationale belastingadministraties primair verantwoordelijk voor het informeren van hun belastingplichtigen over de interpretatie en toepassing van deze bepalingen. Daarom mag worden verwacht dat de lidstaten hun eigen nationale richtsnoeren voor de toepassing van de nieuwe factureringsregels voor btw zullen opstellen. De toelichting betreft een werk in uitvoering: ze is geen eindproduct maar geeft de stand van zaken op een bepaald ogenblik weer, met de kennis en ervaring die op dat ogenblik voorhanden zijn. Na verloop van tijd zullen jurisprudentie, richtlijnen van het
btw-comité en de praktijk naar verwachting de standpunten die in de toelichting worden gegeven verder aanvullen.

De factureringsrichtlijn

Richtlijn 2010/45/EU van de Raad van 13 juli 2010 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde wat de factureringsregels betreft, heeft tot doel de factureringsregels te bevorderen en verder te vereenvoudigen door bestaande administratieve lasten en belemmeringen uit de weg te ruimen. Zij bepaalt dat papieren en elektronische facturen
gelijk moeten worden behandeld (voor elektronische facturen kan dezelfde procedure worden gehanteerd als voor papieren facturen) zonder dat de administratieve lasten voor de papieren facturen mogen toenemen. Bovendien streeft zij naar een ruimer gebruik van elektronische facturen door keuzevrijheid te bieden in de manier waarop de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid worden gewaarborgd.

De richtlijn erkent dat facturen een nauwkeurige weerspiegeling moeten zijn van de feitelijke levering van goederen en diensten en schrijft daarom voor dat de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van facturen moeten worden gewaarborgd vanaf het ogenblik waarop ze worden uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn. Dit kan worden gerealiseerd door middel van bedrijfscontroles die een
betrouwbaar controlespoor tussen factuur en prestatie opleveren, die de identiteit van de leverancier/dienstverrichter of de uitreiker van de factuur waarborgen (authenticiteit van herkomst), die garanderen dat de btw-gegevens (de inhoud van de factuur die door de btw-richtlijn voorgeschreven wordt) op de factuur geen wijzigingen hebben ondergaan (integriteit van de inhoud) en dat de factuur leesbaar is.

Bedrijfscontroles en elektronische handtekening

Bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie opleveren, kunnen worden gebruikt om de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid te waarborgen van alle facturen, zowel op papier als in elektronisch formaat. Behalve door middel van bedrijfscontroles kunnen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van een elektronische factuur ook worden gewaarborgd aan de hand van specifieke technologieën, bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening die gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat en gecreëerd wordt met een veilig middel voor het aanmaken van handtekeningen of elektronische uitwisseling van gegevens (Electronic Data Interchange – EDI). Zij verstrekken bedrijven de waarborg dat is voldaan aan de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud, en verschaffen aldus rechtszekerheid. Geavanceerde elektronische handtekeningen die zijn gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat en die zijn aangemaakt met een veilig middel voor het aanmaken van handtekeningen worden
gemeenzaam “gekwalificeerde elektronische handtekeningen” genoemd.

Facturen moeten een weerspiegeling zijn van de feitelijke prestatie

De factuur dient een weerspiegeling te zijn van de feitelijke prestatie, en derhalve moeten de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid ervan worden gewaarborgd. Bedrijfscontroles kunnen een betrouwbaar controlespoor tussen factuur en prestatie opleveren, met dien verstande dat zowel de papieren als de elektronische factuur aan de genoemde voorwaarden moet voldoen. Elke belastingplichtige dient ervoor te zorgen dat de uitgewisselde factuurgegevens een nauwkeurige weergave zijn van een feitelijke prestatie. De belastingplichtige kiest zelf hoe dit in zijn werk gaat. Bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor tussen factuur en prestatie opleveren, zijn één manier om een betrouwbaar controlespoor tussen facturen en prestaties tot stand te brengen.

Elektronische factuur

Een elektronische factuur moet, net zoals een papieren factuur, de gegevens bevatten die door de btw-richtlijn zijn voorgeschreven. Bovendien moet een factuur, wil die volgens de btw-richtlijn als een elektronische factuur worden beschouwd, zowel verstrekt als ontvangen zijn in elektronisch formaat. De belastingplichtigen kiezen zelf het formaat. Dit omvat facturen in de vorm van gestructureerde berichten (zoals XML) of andere elektronische-formaattypen (zoals een e-mail met een pdf-bijlage of een fax ontvangen in elektronisch formaat en niet op papier).
Volgens de definitie kunnen niet alle facturen die in een elektronisch formaat zijn aangemaakt, worden beschouwd als een “elektronische factuur”. Facturen die in een elektronisch formaat zijn aangemaakt, bijvoorbeeld met behulp van boekhoud- of tekstverwerkingssoftware, die op papier zijn verzonden en ontvangen, zijn geen elektronische facturen. Anderzijds mogen facturen die op papier zijn aangemaakt, vervolgens zijn gescand en via e-mail zijn verzonden en ontvangen, wel als elektronische facturen worden beschouwd. Het elektronische-formaattype van de factuur mag geen rol spelen. Wel belangrijk is het feit dat de factuur een elektronisch formaat heeft wanneer ze wordt verstrekt en ontvangen. Dit maakt het mogelijk om elektronische facturen te verzenden en te ontvangen in een bepaald formaat en ze daarna om te zetten in een ander formaat.
Een factuur wordt verstrekt geacht wanneer de leverancier/dienstverrichter, een derde die optreedt in diens naam of de afnemer bij facturering door de afnemer zelf, de factuurbeschikbaar stelt zodat deze door de afnemer ontvangen kan worden. Dit kan betekenen dat de elektronische factuur rechtstreeks naar de afnemer wordt verstuurd, bijvoorbeeld via e-mail of een veilige verbinding, dat dit indirect gebeurt, bijvoorbeeld via een of meer dienstverrichters of dat de factuur voor de afnemer beschikbaar en toegankelijk wordt gemaakt via een webportaal of een andere methode.
Het is belangrijk een datum vast te stellen waarop de factuur wordt geacht te zijn uitgereikt zodat niet alleen kan worden voldaan aan de verplichting van de leverancier om een factuur te verstrekken binnen de voorgeschreven periode, maar ook aan de verplichting van de ontvanger met betrekking tot de bewaring van facturen.

Elektronische facturering wordt toegepast behoudens aanvaarding door de afnemer

De specifieke vermelding dat het gebruik van elektronische facturen door de afnemer aanvaard dient te zijn, wordt vooral gerechtvaardigd door de technische vereisten die nodig zijn om een elektronische factuur te ontvangen en de capaciteit van de afnemer om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid te waarborgen. Daarvoor dienen mogelijk regelingen te worden getroffen opdat de afnemer elektronische facturen kan ontvangen.
Zulke regelingen bestaan niet voor facturen op papier. Aangezien papieren en elektronische facturen gelijk moeten worden behandeld, kan de
aanvaarding van een elektronische factuur door de afnemer op dezelfde manier worden bepaald als zijn aanvaarding van een papieren factuur. Het kan hierbij gaan om een schriftelijke, al dan niet formele aanvaarding, of een aanvaarding op grond van stilzwijgende overeenkomst bijvoorbeeld door de verwerking of betaling van de ontvangen factuur.
In elk geval is de beslissing om elektronische facturen te gebruiken uiteindelijk afhankelijk van de overeenkomst tussen de partijen.

Authenticiteit van de herkomst

Onder “authenticiteit van de herkomst” wordt verstaan het waarborgen van de identiteit van degene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van degene die de factuur heeft uitgereikt. De authenticiteit van de herkomst van een factuur is zowel een verplichting voor de
belastingplichtige die de goederenlevering of de dienst heeft ontvangen als voor de belastingplichtige die de goederenlevering of dienst heeft verricht. Beiden kunnen onafhankelijk van elkaar de authenticiteit van de herkomst waarborgen. Hierbij dienen vier elementen in aanmerking te worden genomen.
1. Waarborging door de leverancier
De leverancier moet kunnen waarborgen dat de factuur werkelijk door of namens hem is uitgereikt. Dit kan worden gerealiseerd door de factuur te registreren in de boekingsstukken. Bij facturering door de afnemer of een derde kan de uitreiking van de factuur worden bewezen aan de hand van bewijsstukken.
2. Waarborging door de afnemer
De belastingplichtige die de levering of dienst ontvangt, moet kunnen waarborgen dat de ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter of van degene die de factuur heeft uitgereikt. Dit biedt de belastingplichtige twee alternatieven. Het eerste alternatief betreft de controle van de juistheid van de op een factuur vermelde gegevens betreffende de identiteit van de leverancier/dienstverrichter. Het tweede alternatief betreft de waarborging van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt.
a) Waarborging van de identiteit van de leverancier/dienstverrichter
De identiteit van de leverancier/dienstverrichter is een gegeven dat altijd op de factuur moet worden vermeld. Dit is op zich echter niet voldoende om de authenticiteit van de herkomst te waarborgen. De afnemer moet in dit geval nagaan of de op de factuur vermelde leverancier/dienstverrichter werkelijk de goederenlevering of de dienst heeft verricht waarnaar de factuur verwijst. Om te voldoen aan deze verplichting kan de belastingplichtige gebruikmaken van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.
b) Waarborging van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt
De belastingplichtige kan zich vergewissen van de identiteit van degene die een factuur heeft uitgereikt aan de hand van bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening of EDI. Dit laat echter overweging 10 van Richtlijn 2010/45/EU onverlet die bovenal bepaalt dat facturen een weergave moeten zijn van een feitelijke prestatie. Waarborging van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt, kan op dezelfde manier van toepassing zijn in gevallen waarin de leverancier/dienstverrichter de factuur heeft uitgereikt als in gevallen waarin een derde de factuur heeft uitgereikt en in het geval van facturering door de afnemer.

Integriteit van de inhoud

Onder “integriteit van de inhoud” wordt verstaan dat de krachtens deze richtlijn voorgeschreven inhoud geen wijzigingen heeft ondergaan. De inhoud van de factuur waarvan de integriteit moet worden gewaarborgd, is de inhoud die in de btw-richtlijn is vastgesteld.
De integriteit van de inhoud van een factuur is zowel een verplichting voor de belastingplichtige die de levering/dienst verricht als voor de belastingplichtige die de levering/dienst ontvangt. Zij kunnen elk onafhankelijk van elkaar de manier kiezen waarop ze aan deze verplichting zullen voldoen, of ze kunnen samen overeenkomen om hieraan te voldoen via bijvoorbeeld een welbepaalde technologie zoals EDI of een geavanceerde elektronische handtekening, om te waarborgen dat de inhoud ongewijzigd blijft. De belastingplichtige kan kiezen of hij bijvoorbeeld bedrijfscontroles toepast die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie opleveren dan wel specifieke technologieën om aan deze verplichting te voldoen.
Het feit dat de inhoud van de factuur niet gewijzigd is (integriteit van de inhoud) heeft geen betrekking op het formaat van een elektronische factuur. Op voorwaarde dat de door de btw-richtlijn vereiste inhoud van de factuur niet gewijzigd wordt, mag het formaat waarin die inhoud gegoten is, worden omgezet in andere formaten. Zo kan de afnemer of een dienstverrichter die in diens naam optreedt de elektronische gegevens omzetten of op een andere wijze presenteren zodat ze passen in zijn eigen IT-systeem of om ze aan te passen aan technologische wijzigingen.
Ingeval de belastingplichtige ervoor gekozen heeft om het voorschrift inzake de integriteit van de inhoud na te leven met behulp van een geavanceerde elektronische handtekening, moet die wijziging in een controlespoor worden geregistreerd wanneer er sprake is van omzetting van het ene formaat naar het andere.
Vorm betekent het factuurtype (op papier of elektronisch) en formaat verwijst naar de presentatie van de elektronische factuur. Een formaatwijziging kan bijvoorbeeld een wijziging zijn van de manier waarop de datum wordt voorgesteld, bv. dd/mm/jj wordt
jjjj/mm/dd, of een wijziging van het bestandstype zelf bv. XML.

Leesbaarheid

De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van
de factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden vanaf het tijdstip waarop de
factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn gewaarborgd.
De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit
van de inhoud, en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Hiertoe kan
gebruik worden gemaakt van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor
tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.
Leesbaarheid van een factuur betekent dat de factuur leesbaar moet zijn voor mensen.
Dat moet zo blijven tot het einde van de bewaartermijn. De factuur moet worden getoond
in een stijl waarin alle btw-gegevens van de factuur duidelijk leesbaar zijn, op papier of
op een scherm, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is,
bv. EDI-berichten, XML-berichten of andere gestructureerde berichten in het originele
formaat worden niet beschouwd als leesbaar voor mensen (na een omzettingsproces
kunnen ze wel als leesbaar voor mensen worden beschouwd – zie verderop).
Voor elektronische facturen wordt deze voorwaarde vervuld geacht als de factuur op
verzoek binnen een redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm op het scherm of
via afdrukken kan worden voorgelegd op dezelfde wijze als in artikel 245, lid 1, zonder
onnodig uitstel wordt vereist – ook na een omzettingsproces. Het moet mogelijk zijn om
na te gaan of de gegevens van het originele elektronische bestand en die van het
voorgelegde leesbare document niet van elkaar verschillen.
Om de leesbaarheid te waarborgen, moet tijdens de volledige bewaartermijn een
geschikte en betrouwbare viewer voor het elektronische formaat van de factuur
beschikbaar zijn.
De leesbaarheid van een elektronische factuur vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt
uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn kan door eender welk middel worden
gewaarborgd, maar geavanceerde elektronische handtekeningen en EDI, zoals vermeld in
artikel 233, lid 2, volstaan op zich niet om de leesbaarheid te waarborgen.

Keuze van middelen om de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur te waarborgen

De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit
van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Hiertoe kan
gebruik worden gemaakt van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor
tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.
Zowel de leverancier als de afnemer mogen vrij kiezen hoe ze de authenticiteit van de
herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur waarborgen; de
lidstaten mogen deze keuze niet beperken.
Wanneer de lidstaten richtsnoeren verschaffen, moet daarin duidelijk worden gesteld dat
het slechts om richtsnoeren gaat en dat de keuze van de belastingplichtige niet beperkt
wordt.
De drie voorbeelden van procedures of technologieën die in Richtlijn 2010/45/EU
worden opgesomd (bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor opleveren,
geavanceerde elektronische handtekeningen en EDI) mogen niet beletten dat andere
technologieën of procedures worden gebruikt met dien verstande dat ze moeten voldoen
aan de voorwaarde dat daarmee de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de
inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gegarandeerd.

Bedrijfscontroles

De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit
van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Hiertoe kan
gebruik worden gemaakt van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor
tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.
Bedrijfscontrole is een ruim begrip. Het gaat om het proces dat tot stand wordt gebracht,
wordt uitgevoerd en wordt bijgewerkt door degenen die verantwoordelijk zijn (directie,
personeel en eigenaars) voor de verschaffing van redelijke waarborgen betreffende de
financiële, boekhoudkundige en reglementaire verslaglegging en die ervoor moeten
zorgen dat de wettelijke voorschriften worden nageleefd.
In verband met artikel 233 gaat het meer bepaald om het proces aan de hand waarvan een
belastingplichtige een redelijke mate van waarborging tot stand heeft gebracht, heeft
uitgevoerd en heeft bijgewerkt betreffende de identiteit van de
leverancier/dienstverrichter of degene die de factuur heeft uitgereikt (authenticiteit van
de herkomst), evenals waarborging dat de btw-inhoud niet gewijzigd is (integriteit van de
inhoud) en dat de factuur leesbaar is vanaf het ogenblik waarop ze wordt uitgereikt tot
het einde van de bewaartermijn.
De bedrijfscontroles moeten passen bij de omvang, activiteit en het type van
belastingplichtige en dienen rekening te houden met het aantal en de waarde van de
transacties, alsook met het aantal en type leveranciers/dienstverrichters en afnemers.
Waar nodig moeten ook andere factoren in aanmerking worden genomen.
Een voorbeeld van een bedrijfscontrole is de vergelijking van de bewijsstukken. Het
belang dat aan bewijsstukken wordt gehecht, dient een weerspiegeling te zijn van
factoren zoals de mate waarin degene die de factuur uitreikt afhankelijk is van de
belastingplichtige en het gewicht dat die documenten hebben in het boekhoudingsproces.
Een belangrijk aspect van dit soort bedrijfscontroles is dat de factuur wordt gecontroleerd
als een document dat behoort tot het bedrijfs- en boekhoudingsproces en dat zij niet
wordt behandeld als een onafhankelijk, op zichzelf staand document.
Te onthouden valt dat facturen, op papier of in elektronisch formaat, doorgaans slechts
één document zijn in een hele reeks documenten (bv. kooporder, contract,
vervoersdocument, betalingsbericht enz.) in verband met een transactie die aan de hand
van die documenten wordt gestaafd.
Voor de leverancier kan de factuur worden vergeleken met een kooporder,
vervoersdocumenten en de ontvangst van de betaling. Voor de afnemer kan de factuur
worden vergeleken met de goedgekeurde kooporder (bevestiging van kooporder), de
leveringsnota, het betalings- en het overschrijvingsbewijs. Dit zijn echter slechts
voorbeelden van typische documenten die beschikbaar zijn. Tal van andere documenten
kunnen worden vergeleken met de factuur.

Betrouwbaar controlespoor

De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit
van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Hiertoe kan
gebruik worden gemaakt van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor
tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.
In de boekhouding kan een controlespoor worden beschreven als een met bewijsstukken
gestaafde transactiestroom vanaf de aanvang, het brondocument, bijvoorbeeld een
kooporder, tot de voltooiing, bijvoorbeeld de uiteindelijke registratie in de jaarrekening,
en omgekeerd, met koppelingen tussen de verschillende documenten in het proces. Een
controlespoor omvat brondocumenten, verwerkte transacties en verwijzingen naar het
verband tussen beide.
Een controlespoor is betrouwbaar wanneer het verband tussen bewijsstukken en
verwerkte transacties gemakkelijk te volgen is (doordat men beschikt over voldoende
gegevens om de documenten met elkaar in verband te brengen), wanneer het de vermelde
procedures naleeft en de processen weerspiegelt die werkelijk hebben plaatsgevonden.
Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt met documenten van derden, bv. bankafschriften,
documenten van de afnemer of leverancier/dienstverrichter (documenten van de tweede
partij) en interne controles, bv. functiescheiding.
Voor de btw moet het controlespoor, zoals bepaald in artikel 233, lid 1, tweede alinea,
een controleerbaar verband opleveren tussen een factuur en een levering van goederen of
een verstrekking van diensten om te kunnen nagaan of een factuur weerspiegelt dat
goederenleveringen of diensten zijn verricht.
De middelen aan de hand waarvan een belastingplichtige het verband tussen een factuur
en een goederenlevering of dienst kan aantonen, mogen door die belastingplichtige zelf
worden gekozen. De lidstaat mag richtsnoeren uitgeven die de belastingplichtige helpen
bij de totstandbrenging van een betrouwbaar controlespoor, maar deze richtsnoeren
mogen geen verplichte voorschriften omvatten. Het kan bijvoorbeeld gaan om een reeks
uiteenlopende documenten, zoals een kooporder, vervoersdocumenten en de factuur zelf
met het resultaat van de vergelijking van die documenten of zelfs het loutere feit dat de
drie documenten werkelijk met elkaar overeenstemmen.
Net zoals bij bedrijfscontroles het geval is, geldt ook hier dat een betrouwbaar
controlespoor aangepast moet zijn aan de omvang, activiteit en het type van de
belastingplichtige en dat het rekening moet houden met het aantal transacties, de waarde
van die transacties, evenals met het aantal en type leveranciers/dienstverrichters en
afnemers. Waar nodig, moeten ook andere factoren in aanmerking worden genomen,
bijvoorbeeld voorschriften voor financiële verslaglegging en controle.

Geavanceerde elektronische handtekening en EDI

De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van een elektronische
factuur kunnen, behalve door middel van de in lid 1 bedoelde bedrijfscontroles,
bijvoorbeeld ook met de volgende technologieën worden gewaarborgd:
a) een geavanceerde elektronische handtekening in de zin van artikel 2, onder 2), van
Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 december 1999
betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen (*), welke
gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat en gecreëerd wordt met een veilig middel
voor het aanmaken van handtekeningen in de zin van artikel 2, onder 6) en 10), van
Richtlijn 1999/93/EG;
b) elektronische uitwisseling van gegevens (Electronic Data Interchange — EDI),
zoals gedefinieerd in artikel 2 van bijlage 1 bij Aanbeveling 1994/820/EG van de
Commissie van 19 oktober 1994 betreffende de juridische aspecten van de elektronische
uitwisseling van gegevens (**), indien het akkoord betreffende deze uitwisseling in het
gebruik van procedures voorziet die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit
van de gegevens waarborgen.
De twee keuzes, een geavanceerde elektronische handtekening en EDI, zijn slechts
voorbeelden van technologieën voor elektronische facturering die de authenticiteit van de
herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen; ze mogen niet als verplichte
voorschriften gelden. Wanneer elektronische facturen niet voldoen aan de voorwaarden
van artikel 233, lid 2, onder a) of b), kunnen zij nog wel voldoen aan de voorschriften
van de bedrijfscontroles zoals vermeld in artikel 233, lid 1, tweede alinea of kunnen zij
voldoen aan de voorwaarde van authenticiteit van de herkomst en integriteit van de
inhoud via een alternatieve technologie (met inbegrip van bijvoorbeeld geavanceerde
elektronische handtekeningen die niet gebaseerd zijn op een gekwalificeerd certificaat) of
een alternatieve procedure.
EDI is gebaseerd op een overeenkomst om gestructureerde gegevens uit te wisselen in
overeenstemming met Aanbeveling 1994/820/EG van de Commissie en kan verwijzen
naar eender welk genormaliseerd formaat. Het verwijst niet alleen naar EDIFACT, wat
slechts één voorbeeld is van zulke formaten.

Tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt en einde van de bewaartermijn

De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de
factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden vanaf het tijdstip waarop de
factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn gewaarborgd.
De periode tijdens welke de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud
en de leesbaarheid van de factuur moet worden gewaarborgd, loopt vanaf het tijdstip
waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn. Volgens de btwrichtlijn
(artikel 247) wordt de bewaartermijn bepaald door de lidstaat. De termijn voor
het uitreiken van een factuur wordt ook bepaald door de btw-richtlijn (artikel 222).
Op elk ogenblik tussen het tijdstip van uitreiking en het einde van de bewaartermijn moet
de belastingplichtige de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de
leesbaarheid van de factuur kunnen waarborgen. Aangezien de bedrijfspraktijken na
verloop van tijd evolueren, kunnen de middelen waarmee de authenticiteit van de
herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden
gewaarborgd, eveneens wijzigen.

Van welke lidstaat worden de regels toegepast?

Onverminderd de artikelen 244 tot en met 248 is het volgende van toepassing:
1) Voor facturering gelden de regels die van toepassing zijn in de lidstaat waar de
goederenlevering of de dienst geacht wordt te zijn verricht, overeenkomstig het bepaalde
in titel V.
2) In afwijking van het bepaalde onder 1) gelden voor facturering de regels die van
toepassing zijn in de lidstaat waar degene die de goederenlevering of de dienst verricht
de zetel van zijn bedrijfsuitoefening of een vaste inrichting heeft gevestigd van waaruit
hij de prestatie verricht, of, bij gebreke van een dergelijke zetel of vaste inrichting, de
lidstaat waar de leverancier of dienstverrichter zijn woonplaats of zijn gebruikelijke
verblijfplaats heeft, wanneer:
a) degene die de belastbare goederenlevering of de dienst verricht, niet gevestigd is in de
lidstaat waar de goederenlevering of de dienst overeenkomstig het bepaalde in titel V
geacht wordt te zijn verricht, of zijn inrichting in die lidstaat niet betrokken is bij het
verrichten van de goederenlevering of de dienst in de zin van artikel 192 bis, en de tot
voldoening van de belasting gehouden persoon degene is voor wie de goederenlevering
of de dienst wordt verricht.
Indien de afnemer de factuur uitreikt (“self-billing”), is punt 1) van toepassing;
b) de goederenlevering of de dienst wordt overeenkomstig het bepaalde in titel V niet
geacht in de Gemeenschap te zijn verricht.
Wanneer bedrijven leveringen aan afnemers in andere lidstaten verrichten, is het
mogelijk lastig te bepalen van welke lidstaat de factureringsregels gelden. Artikel 219 bis
werd in de btw-richtlijn opgenomen om duidelijk te maken welke regels van toepassing
zijn en om de bedrijven rechtszekerheid te bieden.
Artikel 219 bis heeft tot doel duidelijke regels te verschaffen over de lidstaat die de
factureringsregels in verband met btw-leveringen dient te bepalen. Deze regels sluiten de
regels in verband met de bewaring van facturen uit maar zijn van toepassing op andere
factureringsregels in verband met de uitreiking, inhoud of vereenvoudiging van facturen
wanneer de lidstaat een keuze heeft of wanneer het factureringsvoorschrift verband houdt
met een nationale aangelegenheid.
Zo hebben de lidstaten bijvoorbeeld de vrije keuze om de termijn voor periodieke
facturen te verlengen of om voor te schrijven dat facturering door de afnemer moet
worden uitgereikt in naam van de belastingplichtige. De lidstaat die deze en andere
keuzes toepast, is de lidstaat waarnaar wordt verwezen in artikel 219 bis, tenzij dit elders
uitdrukkelijk is vermeld.
Factureringsvoorschriften zoals de nationale verwijzing ten behoeve van vrijgestelde
leveringen of de munteenheid van het btw-bedrag zijn weliswaar geen vrije keuze voor
de lidstaat, maar moeten toch worden verduidelijkt met verwijzing naar een welbepaalde
lidstaat. In deze en andere gevallen waar passende nationale voorschriften nodig zijn,
dient de betrokken lidstaat de lidstaat te zijn waarnaar wordt verwezen in artikel 219 bis.
De vuistregel is dat de lidstaat waar de levering plaatsvindt, de factureringsregels bepaalt.
Er zijn echter twee uitzonderingen op deze regel. Deze zijn vastgesteld in artikel 219 bis,
lid 2, onder a) en b). Ze betreffen grensoverschrijdende leveringen of diensten waarvoor
de btw wordt verlegd en leveringen of diensten die niet in de EU belastbaar zijn. In deze
gevallen gelden voor facturering de regels die van toepassing zijn in de lidstaat waar
degene die de goederenlevering of de dienst verricht de zetel van zijn bedrijfsuitoefening
of een vaste inrichting heeft gevestigd van waaruit hij de prestatie verricht of waar de
leverancier of dienstverrichter zijn woonplaats of zijn gebruikelijke verblijfplaats heeft.
De bijgevoegde tabellen zijn weliswaar niet volledig, maar illustreren met voorbeelden
van welke lidstaat de regels gelden.
Voor leveranciers of dienstverrichters die niet in de EU gevestigd zijn en die belastbare
goederenleveringen of diensten verrichten in de EU gelden de uitzonderingen niet; in
zulke gevallen geldt steeds de vuistregel, d.w.z. de lidstaat waar de levering of dienst
plaatsvindt, bepaalt de factureringsregels.
De vuistregel geldt ook altijd bij facturen uitgereikt door de afnemer wanneer de afnemer
die de factuur uitreikt ook tot voldoening van de btw gehouden is krachtens de
verleggingsregeling. In dat geval worden de factureringsregels bepaald door de lidstaat
waar de goederenlevering of dienst plaatsvindt.
Bij een levering van een land buiten de EU aan een EU-lidstaat die leidt tot een invoer
van goederen, ligt de plaats van de goederenlevering buiten de EU. Aangezien de
levering niet binnen de EU plaatsvindt en de leverancier buiten de EU gevestigd is, zijn
de factureringsregels van geen enkele lidstaat geldig. Bovendien is er geen
factureringsplicht in verband met de invoer van goederen in de EU.
Wanneer de afnemer gehouden is tot voldoening van de btw krachtens de
verleggingsregeling en wanneer hij een fiscaal vertegenwoordiger aanwijst
overeenkomstig artikel 204 van de btw-richtlijn, moet artikel 219 bis, lid 2, onder a)
worden toegepast alsof de afnemer tot voldoening van de btw gehouden is. Indien in dit
geval de fiscale vertegenwoordiger ook de factuur uitreikt, dient deze te worden
behandeld alsof de afnemer de factuur had uitgereikt. Dit betekent dat artikel 219 bis,
lid 1, van toepassing is.

Factureringsregels van een lidstaat die van toepassing zijn voor btw-vrijstelling van leveringen of diensten

De lidstaten kunnen de belastingplichtige van de in artikel 220, lid 1, of artikel 220 bis
vastgestelde factureringsplicht ontheffen voor de op hun grondgebied verrichte
goederenleveringen of diensten die, al dan niet met recht op aftrek van voorbelasting,
overeenkomstig de artikelen 110 en 111, artikel 125, lid 1, artikel 127, artikel 128, lid 1,
artikel 132, artikel 135, lid 1, onder h) tot en met l), de artikelen 136, 371, 375, 376 en
377, artikel 378, lid 2, artikel 379, lid 2, en de artikelen 380 tot en met 390 ter zijn
vrijgesteld.
Voor een grensoverschrijdende, vrijgestelde levering vermeld in artikel 221, lid 3,
waarvan de leverancier niet gevestigd is in de lidstaat waar de levering plaatsvindt (A) en
waarbij de afnemer gehouden is tot voldoening van de btw (verlegging van btw), is het de
lidstaat waar de leverancier gevestigd is (B) die de factureringsregels vaststelt (artikel
219 bis, lid 2, onder a)). De lidstaat waar de levering plaatsvindt (A), mag de
belastingplichtige echter ontheffen van de factureringsplicht (artikel 221, lid 3).
Aangezien die lidstaat (A) in dit geval niet de lidstaat is die de factureringsregels vaststelt
(B), zal het altijd voorgeschreven zijn om voor deze leveringen een factuur uit te reiken.
In bovenvermeld geval moet volgens artikel 226, lid 11 bis, de vermelding “btw verlegd”
op de factuur worden aangebracht (zie ook document C3).
Alleen wanneer de vrijgestelde levering vermeld in artikel 221, lid 3, wordt verricht in
dezelfde lidstaat als de lidstaat die de factureringsregels in artikel 219 bis vaststelt, mag
die lidstaat de belastingplichtige ontheffen van de factureringsplicht.
Tot slot is voor deze grensoverschrijdende, vrijgestelde leveringen tussen bedrijven altijd
een factuur vereist.

Factureringsregels voor vrijgestelde leveringen in verband met verzekeringen en financiën

In afwijking van lid 1 en onverminderd artikel 221, lid 2, hoeft geen factuur te worden
uitgereikt met betrekking tot diensten die vrijgesteld zijn uit hoofde van artikel 135, lid
1, onder a) tot en met g).
Artikel 221, lid 2
De lidstaten kunnen de belastingplichtige die zijn bedrijf op hun grondgebied heeft
gevestigd of daar over een vaste inrichting beschikt van waaruit de diensten worden
verricht, de verplichting opleggen een factuur uit te reiken overeenkomstig de
voorschriften van artikel 226 of artikel 226 ter voor de krachtens artikel 135, lid 1,
onder a) tot en met g), vrijgestelde diensten die de belastingplichtige op hun
grondgebied of buiten de Gemeenschap heeft verricht.
Achtergrond:
Facturen zijn in het algemeen vereist voor belastbare leveringen tussen
belastingplichtigen, waarbij de lidstaten de keuze hebben om bepaalde leveringen van
deze factureringsplicht vrij te stellen.
Richtlijn 2010/45/EU verandert de regels voor de verrichting van diensten die zijn
vrijgesteld krachtens artikel 135, lid 1, onder a) tot en met g) zodat voor deze verrichting
van diensten niet langer een factuur vereist is (artikel 220, lid 2), maar als de lidstaten dat
verkiezen, mogen ze wel een factureringsplicht opleggen. De factuur mag uitsluitend
worden vereist op voorwaarde dat de leverancier in die lidstaat gevestigd is en de plaats
van belastingheffing zich daar bevindt, of op voorwaarde dat de levering buiten de EU
plaatsvindt.
Opmerkingen:
De lidstaten kunnen geen factuur vereisen voor de verrichting van diensten die vrijgesteld
zijn krachtens artikel 135, lid 1, onder a) tot en met g) wanneer de leverancier – die zijn
bedrijf op hun grondgebied heeft gevestigd of daar over een vaste inrichting beschikt van
waaruit de diensten worden verricht – die dienst belastbaar maakt in een andere lidstaat.
Wanneer de plaats van belastingheffing en de vestiging van de dienstverrichter die de
diensten verricht zich in dezelfde lidstaat bevinden, mag die lidstaat voor dienstverlening
tussen bedrijven en voor dienstverlening van bedrijven aan consumenten een factuur
vereisen.
Tot slot kan de keuzemogelijkheid in artikel 221, lid 2, worden toegepast voor
binnenlandse leveringen en leveringen buiten de EU, maar niet voor transacties tussen
bedrijven onderling in andere lidstaten.

Facturen uitgereikt door de afnemer

Facturen mogen door de afnemer worden opgemaakt voor goederenleveringen of
diensten die door een belastingplichtige voor hem worden verricht, indien beide partijen
dat vooraf onderling zijn overeengekomen en op voorwaarde dat iedere factuur het
voorwerp uitmaakt van een procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de
goederenleveringen of de diensten verricht. De lidstaten kunnen verlangen dat die
facturen worden uitgereikt in naam en voor rekening van de belastingplichtige.
Achtergrond:
De regels voor facturen uitgereikt door de afnemer dienen meer eenvormig te worden
toegepast, met de verwijdering van tal van de keuzes en voorwaarden die de lidstaten
kunnen toepassen. Hoewel de voorwaarde voor een voorafgaande overeenkomst tussen
de koper en verkoper en een procedure voor aanvaarding van iedere factuur blijft bestaan,
wordt de verwijzing naar de lidstaat die zulke voorwaarden bepaalt, geschrapt. Daarom
moet nu worden verduidelijkt wat er wordt bedoeld met voorafgaande overeenkomst en
aanvaarding van iedere factuur.
Opmerkingen:
De voorwaarden en uitvoeringsbepalingen van de voorafgaande overeenkomst en van de
aanvaardingsprocedures voor iedere factuur tussen de leverancier en de afnemer zoals
bepaald in artikel 224 worden vastgesteld door de twee partijen.
De lidstaten mogen het type overeenkomst tussen de twee partijen niet voorschrijven.
Niettemin verwijst een “voorafgaande” overeenkomst naar een overeenkomst die is
gesloten voordat de afnemer facturen begint uit te reiken. Ook moeten de twee partijen op
verzoek van de belastingautoriteiten kunnen aantonen dat er een voorafgaande
overeenkomst bestond. In verband daarmee wordt aanbevolen dat bewijzen van de
voorafgaande overeenkomst worden bijgehouden ten behoeve van de rechtszekerheid van
de handelspartijen.
De aanvaardingsprocedure van iedere factuur kan expliciet of impliciet zijn. Deze
procedure kan worden overeengekomen en beschreven in de voorafgaande overeenkomst
of kan worden gestaafd via de verwerking van de factuur of de betalingsontvangst door
de leverancier van de goederen of de dienstverrichter.

Inhoud van facturen

De inhoud van de factuur wordt geharmoniseerd op EU-niveau waarbij voor de lidstaten
zeer weinig keuzes blijven bestaan. De wijzigingen die door Richtlijn 2010/45/EU aan de
inhoud van facturen zijn aangebracht, voornamelijk met de bedoeling om de
administratieve lasten voor de bedrijven te verminderen, dienen te worden verduidelijkt,
evenals bestaande artikelen die weliswaar niet gewijzigd zijn maar die toch leiden tot
verschillende interpretaties in de verschillende lidstaten.

Opeenvolgende nummering

Een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd;
Opmerkingen:
Het in artikel 226, lid 2, vereiste opeenvolgende nummer waardoor de factuur eenduidig
wordt geïdentificeerd, mag gebaseerd zijn op één of meer cijferreeksen die ook
alfanumerieke karakters mogen bevatten. De keuze om een andere reeks cijfers te kiezen,
berust bij de bedrijven en kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor elke
dochteronderneming, voor elk leveringstype of voor iedere afnemer, en betreft eveneens
facturen uitgereikt door afnemers en facturen uitgereikt door derden.
Wanneer de lidstaten ervoor kiezen om opeenvolgende nummers voor te schrijven voor
vereenvoudigde facturen, blijft het criterium voor een andere cijferreeks hetzelfde als bij
een volledige btw-factuur.

Kasstelsel

Wanneer de btw verschuldigd wordt op het moment waarop de betaling wordt
ontvangen overeenkomstig artikel 66, onder b), en het recht op aftrek ontstaat op het
tijdstip waarop de aftrekbare belasting verschuldigd wordt, de vermelding “kasstelsel” opgenomen.
Opmerkingen:
Het kasstelsel biedt de leverancier de mogelijkheid om de btw aan te geven in het
belastingtijdvak waarin de betaling voor de goederen of diensten is ontvangen of verricht.
Om de afnemer op de hoogte te brengen van het tijdstip waarop hij recht op aftrek krijgt,
dient de leverancier op de factuur te vermelden dat hij gebruikmaakt van het “kasstelsel”.
De leverancier mag de vermelding “kasstelsel” op de factuur aanbrengen als hij voldoet
aan twee voorwaarden.
1. De leverancier voldoet aan de voorwaarden en past het kasstelsel toe.
2. De afnemer van een belastingplichtige die zo´n kasstelsel toepast, krijgt recht op btwaftrek
op het tijdstip waarop de belasting door de leverancier verschuldigd is.

Leveringen met vrijstelling

In geval van een vrijstelling, een verwijzing naar de toepasselijke bepaling in deze
richtlijn of naar de overeenkomstige nationale bepaling of enige andere vermelding dat
de goederenlevering of de diensten zijn vrijgesteld;
Opmerkingen:
De belastingplichtige heeft voor leveringen met vrijstelling (opm.: leveringen met
vrijstellingen worden in bepaalde gevallen ook “nultarief” genoemd wanneer er een recht
bestaat om btw af te trekken) de keuze om een verwijzing naar het betreffende artikel in
de btw-richtlijn of de nationale wetgeving te vermelden, maar hij mag ook kiezen om
eender welke andere verwijzing te vermelden die aantoont dat de levering vrijgesteld is
van btw. Indien de belastingplichtige kiest om een andere vermelding te gebruiken,
volstaat het woord “vrijgesteld” als verwijzing dat de goederenlevering of de diensten
zijn vrijgesteld. Ook andere passende vermeldingen mogen worden gebruikt.
Wanneer voor de levering de btw wordt verlegd en wanneer die levering ook van btw is
vrijgesteld in de lidstaat van heffing, is het voldoende om uitsluitend de vermelding “btw
verlegd” te gebruiken zoals vermeld in artikel 226, lid 11 bis.

Omrekening van het btw-bedrag in de nationale munteenheid

De lidstaten aanvaarden dat in plaats daarvan gebruik wordt gemaakt van de
wisselkoers die, op het tijdstip waarop de belasting verschuldigd wordt, door de
Europese Centrale Bank laatstelijk was bekendgemaakt. De omrekening tussen andere
munteenheden dan de euro geschiedt op basis van de wisselkoers van iedere munteenheid
ten opzichte van de euro. De lidstaten kunnen evenwel voorschrijven dat zij door de
belastingplichtige ervan in kennis worden gesteld dat hij van deze mogelijkheid
gebruikmaakt.
Op een factuur kunnen bedragen in willekeurig welke munteenheid voorkomen, mits het
te betalen of te herziene btw-bedrag is uitgedrukt in de nationale munteenheid van de
lidstaat en mits daarbij gebruik wordt gemaakt van het in artikel 91 bedoelde
wisselkoersmechanisme.
Opmerkingen:
Wanneer het btw-bedrag op de factuur in de nationale munteenheid wordt omgezet, zoals
wordt vereist in artikel 230, en wanneer daarbij gebruik wordt gemaakt van de
wisselkoers die door de Europese Centrale Bank (ECB) is bekendgemaakt, mag een
lidstaat die deze vermelding voorschrijft, voorschrijven dat zij hiervan slechts eenmaal in
kennis wordt gesteld voordat de belastingplichtige de wisselkoers van de ECB begint te
gebruiken.
Een belastingplichtige hoeft de wisselkoers van de ECB niet op alle facturen toe te
passen, zelfs wanneer de lidstaat voorschrijft dat het gebruik van de ECB-wisselkoers
wordt vermeld.
Artikel 230 staat niet toe dat er een referentie op de factuur wordt voorgeschreven,
bijvoorbeeld de gebruikte wisselkoers of de omrekeningsmethode, aangezien dit een
vermelding zou zijn boven op de in artikel 226 vereiste vermeldingen.

Vereenvoudigde facturen

Met betrekking tot de overeenkomstig artikel 220 bis en artikel 221, leden 1 en 2,
uitgereikte vereenvoudigde facturen schrijven de lidstaten ten minste de volgende
vermeldingen voor:
a) de datum van uitreiking van de factuur;
b) de identiteit van de belastingplichtige die de goederenlevering of de dienst verricht;
c) de aard van de geleverde goederen of de verrichte diensten;
d) het te betalen btw-bedrag of de gegevens aan de hand waarvan dat bedrag kan worden
berekend;
e) wanneer de uitgereikte factuur een document of bericht is dat overeenkomstig
artikel 219 als factuur geldt, een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de
oorspronkelijke factuur, met specifieke vermelding van de aangebrachte wijzigingen.
Zij mogen geen andere dan de in artikel 226, 227 en 230 bedoelde vermeldingen op de
factuur verlangen.
Opmerkingen:
De inhoud van vereenvoudigde facturen die belastingplichtigen mogen uitreiken, dient
ten minste de vermeldingen in artikel 226 ter te bevatten, maar niet alle vermeldingen in
artikel 226, want dan zou de doelstelling om de administratieve lasten van de bedrijven te
verminderen niet worden behaald. Het is niet toegestaan meer vermeldingen op een
vereenvoudigde factuur te eisen dan degene die in artikel 226 worden vereist.
Dit geldt voor vereenvoudigde facturen die zijn toegestaan uit hoofde van artikel 220 bis
voor bedragen lager dan 100 EUR of voor kredietnota’s, uit hoofde van artikel 238 nadat
de lidstaten het btw-comité hebben geraadpleegd en uit hoofde van artikel 221, leden 1
en 2 voor leveringen van bedrijven aan afnemers of vrijgestelde financiële of
verzekeringsdiensten.
Vereenvoudigde facturen zijn echter niet toegestaan voor verkopen op afstand,
vrijgestelde intracommunautaire goederenleveringen of grensoverschrijdende leveringen
of diensten met verlegde btw (artikel 220 bis, lid 2, en artikel 238, lid 3).

Bewaring van facturen

In Richtlijn 2010/45/EU zijn er geen belangrijke wijzigingen betreffende de bewaring
van facturen. In bepaalde gevallen echter zijn wijzigingen in de factureringsregels, met
name artikel 233, van invloed op de interpretatie van de bewaringsregels.
Er zijn ook voorbeelden waar verduidelijking van de bestaande regels nodig is.

Bewaartermijn

Iedere lidstaat bepaalt hoe lang de belastingplichtigen ervoor moeten zorgen dat de
facturen betreffende de op zijn grondgebied verrichte goederenleveringen of diensten en
de facturen die op zijn grondgebied gevestigde belastingplichtigen hebben ontvangen,
moeten worden bewaard.
Opmerkingen:
De bewaartermijn voor facturen wordt volgens artikel 247, lid 1, vastgesteld door de
lidstaten. Artikel 219 bis geldt niet voor de bewaring van facturen.
De lidstaat mag de bewaartermijn voor de leverancier van goederen of verstrekker van
diensten alleen vaststellen wanneer de plaats van levering zich in die lidstaat bevindt.
Een leverancier die leveringen verricht die in een andere lidstaat belastbaar zijn,
bijvoorbeeld krachtens de verleggingsregeling, moet zich houden aan de bewaringsregels
van de lidstaat waar de levering plaatsvindt.
Bovendien wordt voor een belastingplichtige die een levering of dienst ontvangt de
bewaartermijn van de factuur vastgesteld door de lidstaat waar dat bedrijf gevestigd is.

Vertaling en in facturen gebruikte talen

Voor controledoeleinden kunnen de lidstaten ten aanzien van bepaalde
belastingplichtigen of in bepaalde gevallen met betrekking tot de facturen betreffende op
hun grondgebied verrichte goederenleveringen of diensten en de facturen die worden
ontvangen door op hun grondgebied gevestigde belastingplichtigen een vertaling in hun
officiële taal of een van hun officiële talen eisen. De lidstaten kunnen de vertaling van de
facturen evenwel niet als algemene regel voorschrijven.
Opmerkingen:
In facturen gebruikte taal
De btw-wetgeving schrijft niet voor welke taal moet worden gebruikt. Wanneer een
andere dan een nationale taal wordt gebruikt, mag de lidstaat het recht van btw-aftrek niet
beperken louter omwille van de in de factuur gebruikte taal. In bepaalde gevallen tijdens
een controle kunnen echter vertalingen worden gevraagd.

Vertaling van facturen
De keuze die artikel 248 bis de lidstaten geeft om de vertaling van facturen te eisen, mag
uitsluitend betrekking hebben op specifieke facturen of op de facturen van specifieke
belastingplichtigen in het kader van een controle. De lidstaten mogen vooraf geen
algemene verplichting invoeren die bepaalt dat alle facturen, bijvoorbeeld van een
bepaald type of van een bepaalde belastingplichtige in een nationale taal moeten worden
vertaald.

Opslagmedium

Om te waarborgen dat aan de voorschriften van artikel 233 wordt voldaan, kan de in
lid 1 bedoelde lidstaat voorschrijven dat de facturen worden bewaard in de
oorspronkelijke vorm — op papier of in elektronisch formaat — waarin zij zijn
toegezonden of ter beschikking gesteld. De lidstaat kan tevens bepalen dat, wanneer de
facturen in elektronisch formaat worden bewaard, de gegevens die overeenkomstig
artikel 233 de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen,
eveneens in elektronisch formaat worden bewaard.
Opmerkingen:
Artikel 247, lid 2, geeft de lidstaten de mogelijkheid om voor te schrijven dat de facturen
worden bewaard in de oorspronkelijke vorm waarin zij werden verzonden. Dit betekent
dat voor facturen op papier kan worden voorgeschreven dat zij op papier bewaard dienen
te worden en dat voor elektronische facturen kan worden voorgeschreven dat zij in
elektronische vorm bewaard dienen te worden.
Voor elektronische facturen staat dit niet in de weg dat het formaat gewijzigd wordt, iets
wat vaak nodig kan zijn omwille van de evolutie van bewaringstechnologieën. Elke
formaatwijziging moet voldoen aan de voorschriften vermeld in artikel 233, lid 1.
Wanneer de facturen in elektronisch formaat worden bewaard, staat artikel 247, lid 2, de
lidstaten toe voor te schrijven dat de gegevens die de authenticiteit van de herkomst, de
integriteit en de leesbaarheid van de inhoud waarborgen, eveneens in elektronisch
formaat worden bewaard. Wanneer de belastingplichtige een geavanceerde elektronische
handtekening of EDI gebruikt, zullen de gegevens die de authenticiteit van de herkomst
en de integriteit van de inhoud waarborgen de gegevens zijn die met die welbepaalde
technologieën samenhangen.
Wanneer de belastingplichtige gebruikmaakt van bedrijfscontroles die een betrouwbaar
controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie opleveren, zijn de gegevens
waarnaar verwezen wordt de gegevens van de bewijsstukken. Krachtens artikel 233 mag
het bedrijf echter kiezen hoe de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de
inhoud wordt gewaarborgd.
Wanneer facturen op papier worden bewaard, mag de belastingplichtige ervoor kiezen
om de bewijsstukken in elektronisch formaat te bewaren, maar de belastingautoriteiten
kunnen hem niet verplichten dat te doen. Bovendien mag niet worden voorgeschreven dat
documenten die in elektronische vorm worden bewaard op papier worden bijgehouden.
Belastingplichtigen kunnen als onderdeel van hun bedrijfscontrole de controles bijhouden
die ze verrichten tussen de bewijsstukken en de factuur, maar dit is geen voorschrift voor
btw-doeleinden.

Bron: Europese Commissie